Teknik Persidangan

TEKNIK PERSIDANGAN

I.         Pengertian

Sidang adalah forum formal bagi pengambilan keputusan yang akan menjadi kebijakan dalam sebuah organisasi (berstruktur dan mempunyai susunan hierarkis) dengan diawali oleh konflik.

Rapat adalah forum yang bersifat formal bagi pengambilan kebijakan organisasi dalam bentuk keputusan, kesepakatan atau lainnya tanpa harus didahului oleh konflik.

Musyawarah adalah forum informal sebagai sarana pengambil keputusan, kesepakatan, penyebaran informasi atau lainnya dalam sebuah institusi tanpa harus didahului oleh konflik.

II.      Macam-macam persidangan

1.    Sidang pleno : sidang yang dihadiri oleh seluruh peserta sidang. Termasuk kedalam kategori sidang ini adalah; Sidang pendahuluan yang biasanya untuk menetapkan jadual, tata tertib dan pemilihan presidium sidang. Sidang pleno, biasanya di tengah persidangan untuk mengesahkan laporan pertanggung jawaban yang dipimpin oleh presidium sidang.

2.    Sidang paripurna, biasanya berisi tentang pengesahan hasil-hasil sidang.

3.    Sidang komisi adalah sidang yang diikuti oleh leserta terbatas (anggota komisi), sidang ini diadakan untuk pematangan materi sebelum diplenokan, dipimpin oleh pimpinan komisi.

4.    Sidang sub komisi, sidang ini lebih terbatas dalm sidang komisi guna mematangkan materi lanjut.

III.   Unsur-unsur persidangan.

1.    Tempat atau ruang siding

2.    Waktu dan acara siding

3.    Peserta siding

4.    Perlengkapan siding

5.    Tata tertib siding

6.    Pimpinan dan sekretaris

IV.   Mekanisme Persidangan.

Setiap organisasi, mempunyai aturan tersendiri dalam melaksanakan persidangan baik dari segi kuorum, maupun dari segi teknis pelaksanaannya. Untuk memudahkan kita untuk memahami mekanisme persidangan.

V.      Sifat Persidangan.

1.      Sidang Tertutup, adalah persidangan yang dilakukan oleh suatu organisasi, dimana hasil permbicaraan yang dilakukan tersebut bersifat tertutup dan hanya diketahui oleh Pimpinan atau Anggota Organisasi tersebut dan pembicaraan tidak boleh diumumkan, kecuali sidang memutuskan untuk diumumkan seluruhnya atau sebagian.

2.      Sidang Terbuka, adalah persidangan yang dilakukan secara terbuka dengan mengundang pihak lain yang dipandang memiliki keterkaitan dengan materi pembicaraan dalam sidang. Pada persidangan ini, hasilnya boleh diumumkan secara terbuka dan dapat diketahui oleh pihak lain diluar organisasi tersebut. Oleh karena itu dalam persidangan terbuka pihak-pihak yang diundang biasanya disebut Undangan atau peninjau.

VI.   Tata Cara dalam persidangan.

1.      Persidangan bersifat musyawarah untuk mufakat.

2.      Persidangan dipimpin oleh Pimpinan sidang.

3.      Peserta sidang berbicara setelah mendapat izin dari Pimpinan sidang.

4.      Peserta sidang tidak boleh diganggu selama berbicara.

5.      Pimpinan sidang dapat mengenakan ketentuan mengenai lamanya para anggota berbicara.

6.      Bilamana pembicaraan melampaui batas waktu yang ditetapkan Pimpinan sidang dapat memperingatkan pembicaraan supaya mengakhiri pembicaraannya dan pembicara harus menaati ketentuan itu.

VII. Istilah-istilah dalam persidangan.

1.      Skorsing adalah penundaan acara sidang untuk sementara waktu atau dalam waktu tertentu pada waktu sidang berlangsung.

2.      Lobbying adalah penentuan jalan tengah atas konflik dengan skorsing waktu untuk
menyatukan pandangan melalui obrolan antara dua pihak atau lebih yang bersebrangan secara informal.

3.      Interupsi adalah memotong pembicaraan, ditempuh dengan menggunakan kata "interupsi" yang pada hakekatnya meminta kesepakatan untuk berbicara.

VIII.       Macam-macam interupsi.

1.      Interupsi Point Of Order (P.O) : meminta kesempatan untuk bicara atau dipergunakan untuk memotong pembicaraan yang dianggap menyimpang dari masalah atau mengajukan usul prosedur mengenai soal yang sedang dibicarakan.

2.      Interupsi Point Of Klarifikasi (P.K) : meminta penjelasan duduk perkara yang sebenarnya.

3.      Interupsi Point Of Information (P.I): memberikan atau meminta penjelasan atas apa yang telah disampaikan.

4.      Interupsi Point Of Clarification (P.C) : meluruskan permasalahan agar penyimpangan tidak semakin menajam atau Menjelaskan soal-soal yang menyangkut dirinya.

5.      Interupsi Point Of Prevelage (P.P) : tidak setuju atas pemojokan, penyinggungan persoalan pribadi.

IX.   Penggunaan palu dalam rapat.

Dalam rapat, penggunaan palu sangat penting sekali, pimpinan rapat harus memahami tata cara penggunaan palu. Karena, kesalahan penggunaan atau pengetukan palu sidang akan mengacaukan situasi sidang.

X.      Macam-macam penggunaan palu rapat.
  1 kali ketukan berarti
      • Mengesahkan hasil rapat
      • Pengalihan palu sidang
  2 kali ketukan
     • Skorsing
  3 kaliketukan
      • Pembukaan rapat
      • Penutupan rapat
  Berkali-kali sedang
      • Peringatan atau meminta perhatian peserta rapat.

Oleh : Dearmawanto Saragih Munthe, A.Md

Ketua Kemitraan, Komunikasi & Wirausaha (KKW) Dpc Himapsi Medan.